El sistema contable de cualquier empresa independientemente del sistema contable que utilice, se deben ejecutar tres pasos básicos utilizando relacionada con las actividades financieras; los datos se deben registrar, clasificar y resumir, sin embargo el proceso contable involucra la comunicación a quienes estén interesados y la interpretación de la información contable para ayudar en la toma de decisiones comerciales.
- Registro de la actividad financiera: en un
sistema contable se debe llevar un registro sistemático de la actividad
comercial diaria en términos económicos. En una empresa se llevan a cabo
todo tipo de transacciones que se pueden expresar en términos monetarios y
que se deben registrar en los libros de contabilidad. Una transacción se
refiere a una acción terminada mas que a una posible acción a futuro.
Ciertamente, no todos los eventos comerciales se pueden medir y describir
objetivamente en términos monetarios.
- Clasificación de la información: un registro
completo de todas las actividades comerciales implica comúnmente un gran
volumen de datos, demasiado grande y diverso para que pueda ser útil para
las personas encargadas de tomar decisiones. Por tanto, la información de
debe clasificar en grupos o categorías. Se deben agrupar aquellas
transacciones a través de las cuales se recibe o paga dinero.
- Resumen de la información: para que la
información contable utilizada por quienes toman decisiones, esta debe ser
resumida. Por ejemplo, una relación completa de las transacciones de venta
de una empresa como Mars seria demasiado larga para que cualquier persona
se dedicara a leerla. Los empleados responsables de comprar mercancías
necesitan la información de las ventas resumidas por producto. Los
gerentes de almacén necesitaran la información de ventas resumida por
departamento, mientras que la alta gerencia de Mars necesitará la
información de ventas resumida por almacén.
Utilización De La Información Contable
La contabilidad va mas allá del proceso de creación de registros e informes. El objetivo final de la contabilidad es la utilización de esta información, su análisis e interpretación. Los contadores se preocupan de comprender el significado de las cantidades que obtienen. Buscan la relación que existe entre los eventos comerciales y los resultados financieros; estudian el efecto de diferentes alternativas, por ejemplo la compra o el arriendo de un nuevo edificio; y buscan las tendencias significativas que sugieren lo que puede ocurrir en el futuro.
Si los gerentes, inversionistas, acreedores o empleados gubernamentales van a darle un uso eficaz a la información contable, también deben tener un conocimiento acerca de cómo obtuvieron esas cifras y lo que ellas significan. Una parte importante de esta comprensión es el reconocimiento claro de las limitaciones de los informes de contabilidad. Un gerente comercial u otra persona que este en posición de tomar decisiones y que carezca de conocimientos de contabilidad, probablemente no apreciara hasta que punto la información contable se basa en estimativos mas que en mediciones precisas y exactas.
Características de un sistema de información contable
efectivo:
Un sistema de información bien diseñado ofrece control, compatibilidad, flexibilidad y una relación aceptable de costo / beneficio.
Control : un buen sistema de contabilidad le da a la administración control sobre las operaciones de la empresa. Los controles internos son los métodos y procedimientos que usa un negocio para autorizar las operaciones, proteger sus activos y asegurar la exactitud de sus registros contables.
Compatibilidad: un sistema de información cumple con la pauta de compatibilidad cuando opera sin problemas con la estructura, el personal, y las características especiales de un negocio en particular.
La implementacion de un sistema como este, conlleva diferentes cambios y fases para asegurarse que este sea el adecuado:
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